كثير من الجهات تستخدم كلمات مثل «قيادة» و«مبادرة» و«التزام» في تقييم موظفيها، لكن كل مقيّم يفهم هذه الكلمات بطريقة مختلفة، فتصبح النتائج متباينة وصعبة الدفاع. الحل هو بناء نموذج لتقييم الكفاءات الوظيفية يعرّف كل كفاءة بوضوح، ويحدد السلوكيات الدالة عليها، ويضع مقياسا موحدا للقياس. في هذا المقال نشرح ما هو تقييم الكفاءات، ولماذا تحتاجه الجهة، ثم نمر على خطوات بنائه خطوة بخطوة مع مثال عملي.
ما هو تقييم الكفاءات الوظيفية؟
تقييم الكفاءات هو عملية منظمة لقياس ما يملكه الموظف أو المرشح من معرفة ومهارات وسلوكيات تلزم لأداء وظيفة معينة، ثم مقارنته بالمستوى المطلوب.
تعريف الكفاءة
الكفاءة هي مجموعة مترابطة من المعارف والمهارات والسلوكيات تمكن الشخص من أداء مهمة بنجاح. وهي ليست صفة عامة مثل «متميز»، بل قدرة محددة يمكن ملاحظتها في العمل.
الفرق بين الكفاءة والمهارة والمعرفة
• المعرفة: ما يعرفه الشخص، مثل أنظمة المحاسبة.
• المهارة: ما يستطيع فعله عمليا، مثل إعداد ميزانية.
• الكفاءة: القدرة على دمج المعرفة والمهارة والسلوك في موقف عمل حقيقي لتحقيق نتيجة مطلوبة.
مكونات الكفاءة
• المعرفة: المعلومات والمفاهيم اللازمة للوظيفة.
• المهارة: القدرة العملية على تنفيذ المهام.
• السلوك: طريقة التصرف في مواقف العمل المختلفة.
• الاتجاهات والدوافع: الميل إلى العمل والتعلم وتحمل المسؤولية.
لماذا تحتاج الجهة إلى نموذج كفاءات؟
اختيار الموظفين بدقة
يحدد النموذج ما يجب أن تبحث عنه الجهة في كل مرشح، فتصبح المقابلات والاختبارات موجهة نحو ما يهم فعلا.
تطوير الموظفين
نتائج التقييم تكشف الفجوات بين المستوى الحالي والمطلوب، مما يساعد على بناء خطط تطوير فردية دقيقة بدل دورات عامة.
الترقية والتخطيط للخلافة
مع معايير واضحة تستطيع الجهة اختيار الموظفين الجاهزين للمناصب الأعلى وتشرح قراراتها للموظفين.
تحسين تقييم الأداء
تقلل المؤشرات السلوكية المكتوبة من التقدير الشخصي وتوحد لغة الحوار بين المدير والموظف.
خطوات بناء نموذج تقييم كفاءات واضح وقابل للقياس
الخطوة الأولى: تحديد الهدف والنطاق
حدد لماذا تبني النموذج؟ للتوظيف أم للتطوير أم للترقية؟ ولأي الوظائف؟
• حدد الغرض الرئيسي للنموذج.
• حدد الفئات الوظيفية المشمولة، مثل الإدارية والفنية والقيادية.
• ابدأ بنطاق محدود ثم وسعه بعد التجربة.
الخطوة الثانية: تحليل الوظائف
اجمع المعلومات عن ما يفعله شاغل الوظيفة فعلا وعن النجاح فيها.
• راجع الوصف الوظيفي الحالي وقارنه بالواقع.
• أجر مقابلات مع موظفين متميزين ومدراء مباشرين.
• لاحظ المواقف الحاسمة التي تفرق بين الأداء الجيد والضعيف.
• استشرف ما ستتطلبه الوظيفة مستقبلا مع خطة الجهة.
الخطوة الثالثة: اختيار الكفاءات المناسبة
صنف الكفاءات إلى ثلاث فئات:
• كفاءات أساسية: تهم كل الموظفين، مثل التواصل والالتزام والعمل الجماعي.
• كفاءات وظيفية أو فنية: تخص مجالا معينا، مثل التحليل المالي أو إدارة المشاريع.
• كفاءات قيادية: تخص من يقود فرقا، مثل اتخاذ القرار وتطوير الآخرين.
ولا تكثر من الكفاءات، فالأفضل أن تتراوح بين ثلاث وست كفاءات لكل وظيفة حتى يبقى النموذج قابلا للتطبيق.
الخطوة الرابعة: تعريف كل كفاءة بلغة واضحة
كتابة تعريف قصير يوضح ماذا تعني الكفاءة في بيئة العمل الخاصة بك:
• اكتب جملة أو جملتين لكل كفاءة.
• استخدم لغة مباشرة يفهمها الموظف والمدير.
• تجنب العبارات العامة التي تفسر بأكثر من معنى.
• اربط التعريف بنتيجة من العمل تمكن ملاحظتها.
الخطوة الخامسة: كتابة المؤشرات السلوكية
هذه هي الخطوة التي تجعل النموذج قابلا للقياس حقيقة، لأنها تحول الكفاءة من فكرة إلى سلوك يمكن مشاهدته. والمؤشر الجيد:
• يبدأ بفعل ملموس مثل «يشرح» أو «يحلل» أو «يقترح».
• يصف سلوكا واحدا فقط في كل مرة.
• يمكن ملاحظته أو توثيقه من موقف عمل أو تمرين.
• لا يعتمد على صفات شخصية غامضة مثل «شخص إيجابي».
مثال على مؤشرات جيدة لكفاءة «التواصل»:
• يعرض الأفكار بتسلسل واضح يسهل فهمها.
• يصغي للآخرين دون مقاطعة ويطرح أسئلة توضح ما قيل.
• يعدل أسلوبه بحسب الجمهور المخاطب.
الخطوة السادسة: تحديد مستويات الإتقان
لكل كفاءة مستويات توضح درجة التمكن، وعادة تكفي خمسة مستويات:
• المستوى الأول – غير متوفر: لا تظهر السلوكيات المطلوبة أو تظهر بشكل خاطئ.
• المستوى الثاني – أساسي: ينفذ المهام البسيطة بتوجيه.
• المستوى الثالث – كفء: ينفذ مهامه مستقلا وبشكل متسق.
• المستوى الرابع – متقدم: يعالج المواقف المعقدة ويساعد الآخرين.
• المستوى الخامس – خبير: يطور أساليب جديدة ويعد مرجعا في المجال.
